Základní práce s akcí
Po přečtení této příručky, budete schopni vytvořit akci, vyúčtovat ji a nakonec ji i uzavřít a vytisknout všechny potřebné dokumenty.
1. Seznam akcí
Seznam akcí přejímá akce ze SkautISu, proto když založíte akci v sekci Další akce, zobrazí se zde a naopak. Akce je možné filtrovat podle roku a podle stavu akce.
Pokud máte oprávnění založit akci pro svoji jednotku, zobrazí se vám tlačítko 1.
Obr. 1 - Seznam akcí
- Tlačítko pro založení nové akce
- Možnosti filtrování zobrazených akcí podle stavu a roku.
- Tlačítko pro smazání akce
- Odkaz na editaci akce
- Stav akce - vychází ze SkautISu a většinou je akce buď ve stavu Rozpacováno (lze upravovat) nebo Uzavřeno (nelze upravovat)
1.1. Nová akce
Pro založení nové akce je potřeba vyplnit následující formulář. Červeně označené položky (název, od, do) jsou povinné.
Obr. 1.1 - Nová akce
- Název akce
- Od - datum začátku akce
- Do - datum konce akce
- Místo - místo konání akce
- Pořádající jednotka danou akci
- Rozsah akce (družinová, oddílová, krajská, ...)
- Typ akce (schůzka, výprava, ...)
2. Základní údaje
Většina základních údajů se zadává již při zakládání akce. Zde pak zbývá nastavit vedení akce, z nichž je povinný jen vedoucí akce.
Obr. 2. - Základní údaje
- Název akce
- Menu vybrané akce
- Tlačítka pro editaci a odstranění dané funkce
- Funkce:
- Vedoucí akce (povinný atribut) - dospělá osoba, registrovaná ve SkautIsu
- Zástupce vedoucího akce - dospělá osoba, registrovaná ve SkautIsu
- Hospodář akce - osoba registrovaná ve SkautISu
- Tlačítko pro změnu základních údajů
- Tlačítko pro uzavření hotové akce a tím zamezení její editaci, bez znovu otevření akce
- Tlačítko generující záveřečnou zprávu, shrnující celou akci z pohledu hospodaření
- Tlačítko umožnující vytisknout veškeré dokumenty pro danou výpravu
3. Seznam účastníků
Obr. 3. - Seznam účastníků
- Jednotka, ze které se zobrazují členové k přidání do seznamu účastníků
- Zobrazovat i členy z podřízených jednotek?
- Přidá níže zaškrnuté účastníky do seznamu napravo
- Přidá konkrétního účastníka do seznamu napravo
- Vytoření nového účastníka, který není ve SkautISu
- Tlačítka pro hromadné úpravy a smazání zaškrtnutých účastníků
- Úpravy a smazání konkrétního účastníka
- V závorce je uveden celkový počet účastníků
- Tlačítko, generující seznam účastníků
4. Evidence plateb
Do pokladní knihy naimportuj příjmy od účastníků (tlačítko 7) a zadej všechny své výdaje.
Obr. 4. - Evidence plateb
- Přepínání formuláře mezi příjmovými a výdajovými doklady
- Datum, kdy byl(y) paragon(y) zanesen(y) do pokladní knihy. Nemůže být dřívější než nejpozdější datum na paragonu
- Kdo peníze přijal - komu byl(y) paragon(y) proplacen(y)
- Za co byly peníze utraceny? - liší se podle zvyklostí středisek. Např.: tři nejdražší položky
- Celková částka - lze zadávat i ve tvaru vzorce s operacemi plus(+) a krát(*). Např.: 12 lístků za 34 Kč a jeden za 42, lze zadat jako: 12*34+42. Odečítání a dělení není povoleno.
- Kategorie výdaje/příjmu
- Nahraje do pokladní knihy aktuální seznam účastníků. Při změně seznamu účastníků, je potřeba starý smazat a nahrát ho znovu!
- Tlačítka pro správu jednotlivých položek pokladní knihy
- Generuje pdf soubor s níže zaškrtnutými položkami
- Generuje pokladní knihu
Záporný stav
Ve výsledném vyúčtování nesmí nastat stav, kdy by se dostala evidence plateb do záporných čísel, protože to není reálně možné a účetnictví je věrným a reálným obrazem skutečného stavu.
Pokud takový stav nastane, budete o něm informováni následujícím způsobem a nezapomeňte ho do konce vyúčtování odstranit.
5. Závěr
Pro vyučtování akce si vytiskněte následující dokumenty. Všechny tlačítka generující dokumenty k tisku jsou modro-zelené.
- Účastníci - Seznam účastníků
- Účastníci - HPD
- Evidence plateb - všechny položky
- Evidence plateb - Exportovat pokladní knihu
- Základní údaje - Závěrečná zpráva
Po té doporučuji akci uzavřít na stráce základní údaje, aby akci již nikdo nemohl měnit bez jejího znovu otevření.