Základní práce s akcí

Po přečtení této příručky, budete schopni vytvořit akci, vyúčtovat ji a nakonec ji i uzavřít a vytisknout všechny potřebné dokumenty.

1. Seznam akcí

Seznam akcí přejímá akce ze SkautISu, proto když založíte akci v sekci Další akce, zobrazí se zde a naopak. Akce je možné filtrovat podle roku a podle stavu akce.

Pokud máte oprávnění založit akci pro svoji jednotku, zobrazí se vám tlačítko 1.

seznam skautkých akcí
Obr. 1 - Seznam akcí
  1. Tlačítko pro založení nové akce
  2. Možnosti filtrování zobrazených akcí podle stavu a roku.
  3. Tlačítko pro smazání akce
  4. Odkaz na editaci akce
  5. Stav akce - vychází ze SkautISu a většinou je akce buď ve stavu Rozpacováno (lze upravovat) nebo Uzavřeno (nelze upravovat)

1.1. Nová akce

Pro založení nové akce je potřeba vyplnit následující formulář. Červeně označené položky (název, od, do) jsou povinné.

založení nové skautksé akce
Obr. 1.1 - Nová akce
  1. Název akce
  2. Od - datum začátku akce
  3. Do - datum konce akce
  4. Místo - místo konání akce
  5. Pořádající jednotka danou akci
  6. Rozsah akce (družinová, oddílová, krajská, ...)
  7. Typ akce (schůzka, výprava, ...)

2. Základní údaje

Většina základních údajů se zadává již při zakládání akce. Zde pak zbývá nastavit vedení akce, z nichž je povinný jen vedoucí akce.

základní údaje skautské akce
Obr. 2. - Základní údaje
  1. Název akce
  2. Menu vybrané akce
  3. Tlačítka pro editaci a odstranění dané funkce
  4. Funkce:
    • Vedoucí akce (povinný atribut) - dospělá osoba, registrovaná ve SkautIsu
    • Zástupce vedoucího akce - dospělá osoba, registrovaná ve SkautIsu
    • Hospodář akce - osoba registrovaná ve SkautISu
  5. Tlačítko pro změnu základních údajů
  6. Tlačítko pro uzavření hotové akce a tím zamezení její editaci, bez znovu otevření akce
  7. Tlačítko generující záveřečnou zprávu, shrnující celou akci z pohledu hospodaření
  8. Tlačítko umožnující vytisknout veškeré dokumenty pro danou výpravu (u větších akcí může docházet k selhání serveru a pak je potřeba vytisknout položky jednotlivými odkazy)

3. Seznam účastníků

seznam účastníků akce
Obr. 3. - Seznam účastníků
  1. Jednotka, ze které se zobrazují členové k přidání do seznamu účastníků
  2. Zobrazovat i členy z podřízených jednotek?
  3. Přidá níže zaškrnuté účastníky do seznamu napravo
  4. Přidá konkrétního účastníka do seznamu napravo
  5. Vytoření nového účastníka, který není ve SkautISu
  6. Tlačítka pro hromadné úpravy a smazání zaškrtnutých účastníků
  7. Úpravy a smazání konkrétního účastníka
  8. V závorce je uveden celkový počet účastníků
  9. Tlačítko, generující seznam účastníků

4. Pokladní kniha

Do pokladní knihy naimportuj příjmy od účastníků (tlačítko 7) a zadej všechny své výdaje.

pokladni kniha
Obr. 4. - Pokladní kniha
  1. Přepínání formuláře mezi příjmovými a výdajovými doklady
  2. Datum, kdy byl(y) paragon(y) zanesen(y) do pokladní knihy. Nemůže být dřívější než nejpozdější datum na paragonu
  3. Kdo peníze přijal - komu byl(y) paragon(y) proplacen(y)
  4. Za co byly peníze utraceny? - liší se podle zvyklostí středisek. Např.: tři nejdražší položky
  5. Celková částka - lze zadávat i ve tvaru vzorce s operacemi plus(+) a krát(*). Např.: 12 lístků za 34 Kč a jeden za 42, lze zadat jako: 12*34+42. Odečítání a dělení není povoleno.
  6. Kategorie výdaje/příjmu
  7. Nahraje do pokladní knihy aktuální seznam účastníků. Při změně seznamu účastníků, je potřeba starý smazat a nahrát ho znovu!
  8. Tlačítka pro správu jednotlivých položek pokladní knihy
  9. Generuje pdf soubor s níže zaškrtnutými položkami
  10. Generuje pokladní knihu

Záporný stav

Ve výsledném vyúčtování nesmí nastat stav, kdy by se dostala pokladní kniha do záporných čísel, protože to není reálně možné a účetnictví je věrným a reálným obrazem skutečného stavu. Pokud takový stav nastane, budete o něm informováni následujícím způsobem a nezapomeňte ho do konce vyúčtování odstranit. ukázka záporného stavu

5. Závěr

Pro vyučtování akce si vytiskněte následující dokumenty. Všechny tlačítka generující dokumenty k tisku jsou modro-zelené.

Po té doporučuji akci uzavřít na stráce základní údaje, aby akci již nikdo nemohl měnit bez jejího znovu otevření.